贵州省流动人员人事档案管理服务规范(试行)
日期:2019-06-21 浏览

为进一步健全流动人员人事档案公共管理服务体系,规范流动人员人事档案管理工作,完善和统一我省各级政府人力资源和社会保障部门所属人力资源服务机构(以下简称政府所属人力资源服务机构)流动人员人事档案管理工作的管理标准和服务流程,根据《流动人员人事档案管理暂行规定》、《干部档案工作条例》、《人事部、国家工商行政管理总局关于修改〈人才市场管理规定〉的决定》和《贵州省人事代理暂行规定》制定本规范。

本规范适用我省县以上(含县)政府所属人力资源服务机构开展的流动人员人事档案管理工作、与流动人员人事档案管理有关的人事代理工作。

本规范内容包括流动人员人事档案的接收、转出、材料收集与整理、保管与保护、查阅、出具证明、信息化管理等七个方面的工作程序和相关手续。

一、  流动人员人事档案接收

(一)接收档案的对象

1.辞职或被辞退的机关、事业单位工作人员;

2.与用人单位解除劳动合同或聘用合同的人员;

3.高等院校、中职学校离校未就业的毕业生;

4.自费出国留学及其他因私出国人员;

5.非公有制经济组织和新社会组织聘用的人员;

6.其他由单位或个人自愿委托管理人事档案的人员。

(二)接收档案的程序

1.毕业生档案接收

(1)档案管理机构接收的毕业生档案应包含下列资料:

A.招生报名登记表、志愿表;

B.学生登记表;

C.学年鉴定材料;

D.入党、入团材料;

E.奖惩材料;

F.学习、社会实践材料;

G.学生体检表;

H.毕业生成绩单;

I.毕业论文、毕业设计材料;

J.授予学位审批表;

K.毕业生登记表;

L.普通高、中等学校毕业生就业报到证通知书。

其中,H、K两项为高等院校、中职学校毕业生档案必须具备的材料。

    (2)审核档案材料。档案管理机构接到档案后,按照接收毕业生档案标准严格审查档案内容,对于材料不齐全或不清楚的,要求转出单位补齐或查清后方可接收。

(3)办理档案交接手续。毕业生派遣部门统一转来的档案,经审核无误后,统一办理接收手续;学校邮寄来的档案或毕业生自带的档案,经查验档案密封、档案材料符合要求后,在《转递档案通知单回执》上签名并加盖印章后返回转出单位。不符合要求的档案,通知转出单位并将档案退回。

2.其他流动人员档案接收

(1)存档人员以个人或单位名义提出委托管理人事档案的申请,并根据所办业务需要,提供如下相关材料:

A.个人委托管理人事档案须提供的材料:委托管理人事档案的申请、身份证原件(留存复印件)、辞职、辞退或解除劳动关系手续原件(留存复印件)。委托他人办理的,需提供委托书、代办人身份证原件(留存复印件)。

B.单位委托管理人事档案须提供的材料:单位营业执照副本或事业单位法人登记证、单位委托存档介绍信、单位与委托存档人员劳动(聘用)关系证明。

(2)开具调档函或商调函(调档函样式见附录1, 商调函样式见附录2)。

A.可以直接调取档案的,直接向原档案管理单位开具调档函;

B.需要先调取档案审核才能决定是否调档的,向原档案管理单位开具商调函调档,同意后再调取档案。

(3)审核档案材料。

A.原存档单位转来的档案,必须在档案袋封口处密封盖章并附档案转递通知单。

B.档案材料必须真实可靠、完整齐全。具有普通院校大中专学历的一般应有学籍档案、转正定级表、就业手续。个别无法补齐材料的,应由存档本人或转入单位签字认可。

C.档案检查合格后,由存档人员填写档案管理委托书,经登记后签订人事代理合同,交纳人事代理服务费。

二、流动人员人事档案转出

(一)办理档案转出需提供的材料

1.本人身份证原件(留存复印件)。委托他人办理的,需提供委托书、代办人身份证原件(留存复印件);

2.原有工作单位的另需单位出具终止合同书、辞职辞退书、解聘书或单位同意转档函(任选一);

3.调档函。其中:(1)县以上(含县)各级政府所属人力资源服务机构出具的调档函;(2)办理保险、失业、退休调档的,由该办理单位出具调档函;(3)考取公务员或被事业单位录(聘)用的,由录取单位开具调档函;(4)国有企业或国有控股企业聘用的由聘用单位出具的调档函;(5)升学调档的,由录取学校出具调档函;(6)应征入伍的由武装部门出具的调档函;(7)聘用为特岗教师的,由教育部门出具调档函。

(二)转出档案的要求和程序

1.转出的档案应完整齐全,全部材料一次性转出。

2.档案转出前,按规定的收费标准结清人事代理服务费。

3.高等院校、中职学校毕业生,实习期满的,应办理完转正定级手续及调整档案工资后再办理档案转出手续。

4.办理档案转递手续,开具档案转递单(见附录3)。办理调动的开具人事关系转移介绍信(见附录4)。档案密封盖章后通过机要邮寄或交由办理单位调转人员转递。

5.接收单位收到档案后及时将“档案回执”寄回原档案管理单位。如调出一个月后没有收到回执,原档案管理单位须查询确认对方是否收到档案。

三、流动人员人事档案材料的收集与整理

(一)档案材料的收集

1.收集内容。按照《干部人事档案材料收集归档规定》(组通字〔1996〕14号)收集流动人员人事档案材料。

2.收集要求。定期收集新形成的材料,及时充实档案内容。对长期未补充材料的档案,要建立登记制度,主动与存档人员或其所在单位联系,督促其补充材料。

3.材料要求。

(1)归档材料应为办理完毕的正式材料。材料内容应完整齐备、规范真实、文字清楚、对象明确,并有承办单位或个人署名及形成材料的日期。归档材料规定由单位审查的,应有单位盖章。

(2)归档材料使用16开规格的办公用纸,材料左边留出2~2.5CM装订边。

(3)归档材料的文字应是铅印、胶印、油印、打印或用蓝黑墨水、墨汁书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。

(4)归档材料应为原件,特殊情况存入复印件的,应与原件核对相符后加盖公章。

4.归档要求。材料形成后,要及时归档。转递过程中应严密包封并加盖密封章。对符合归档要求的材料,要登记后归入档案;对不符合归档要求的材料,要及时通知材料形成单位补送或补办手续。

(二)档案材料的整理

1.整理要求。要认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐,使每卷档案达到完整、真实、精练、实用的要求。

2.材料鉴别。对归入档案的材料要审核其是否完整、内容是否真实、手续是否齐全,要根据材料的内容和用途判定其保存价值,确定是否属于档案内容。对不属于档案内容和重复多余的材料,应退回材料形成单位。

3.材料分类。

第一类:履历材料;

第二类:自传材料;

第三类:鉴定、考察、考核材料;

第四类:学历、学位、培训、专业技术情况等材料;

第五类:政审材料;

第六类:加入党、团组织材料;

第七类:表彰奖励材料;

第八类:处分材料;

第九类:录(聘)用、调动、任免、转业、退(离)休、辞职辞退、工资、福利待遇、各种代表会议和出国(境)审查材料;

第十类:其他可供参考有保存价值的材料。

4.材料编目。要根据材料形成的时间或材料内容的主次关系进行排序。按照材料类别排列顺序及档案材料目录格式,编写详细的档案材料目录。

5.复制与加工。材料载体变质、字迹褪色不清或破损时,应采用修复、打印、抄写、复印、裱糊等方法进行抢救。复制材料要核对无误,并注明复制单位和日期。

6.材料装订。装订前应将材料上的大头针、订书钉等金属物拆除,然后理齐全卷材料,在材料左侧竖直打上装订孔,装订成卷。装订后的档案,目录在卷首,材料排列顺序与目录相符,卷面整洁,全卷整齐、平坦,装订结实。

四、流动人员人事档案的保管与保护

(一)保管的基本要求

1.应建立坚固的专用档案库房,配置铁质的档案柜或档案密集架。档案库、阅档室和档案管理人员办公室应分别设置。

2.应配置相应的计算机管理、档案整理装订、安全防护等设备。

3.要建立档案库房的档案出入库制度、卫生安全制度、工作交接制度和档案排放查找方法。

4.库存档案应采取分类管理。对死亡人员档案、10年以上未补充材料档案、出国人员档案等要分别登记管理。

(二)保护的基本要求

1.防火要求。档案库房应远离食堂、汽车库房等消防重点目标;应安装避雷针、火灾报警器和消防灭火设备;档案管理人员应熟悉有关消防安全知识。严禁在库房内吸烟、设置明火、存放易燃易爆物品和其他杂物。

2.防潮要求。档案库房内应安装湿度记录仪器、加湿机、去湿机等设备,相对湿度控制在45%~65%。

3.防蛀要求。裱糊档案材料应使用化学浆糊。档案库房内不得存放食品和易爆物品。要定期施放驱虫药剂和使用防腐防虫物品。

4.防盗要求。档案库房要安装防盗门窗、防盗报警装置和监控设备。档案管理人员每天下班前要检查门窗关闭情况。

5.防光要求。档案库房宜选用白炽灯照明。如采用荧光灯照明时,需有紫外线过滤措施。不宜采用自然光源,应避免阳光直射档案。有外窗时应配有窗帘等遮阳措施。

6.防高温要求。档案库房应配备排风扇、空调等通风降温设备,温度应控制在14℃~24℃。

五、流动人员人事档案查阅

(一)查阅档案范围

1.公安、检察、法院、司法等国家机关或公证机构因侦查、审理或公证需要可查阅有关人员的档案;

2.设立党委的机关、企事业单位因考察、任免、聘任、调动、入党(团)、参军、出国等工作需要可跨单位查阅有关人员的档案;

3.用人单位因工作需要可查阅本单位员工的档案。

(二)查阅要求

1.查阅单位应持有效单位介绍信及身份证件查阅。

2.查阅档案应在档案查阅室或指定的地方查阅。

3.查阅者不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,对档案内容应严格保密,不得泄露或擅自向外公布,保障个人隐私不受侵犯。

4.不得擅自复制、拍摄档案内容。确因工作需要从档案中取证的,应说明理由,经审核同意后,方可复制或拍摄。复制的材料应注明出处和日期,并加盖公章。

5.需要摘录档案内容的,应征得同意,摘录部分由档案管理人员与原件核对无误后,注明出处及日期,并加盖公章。

6.任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

(三)办理查阅的程序

1.档案管理人员审核查阅人提供的有效证件及相关材料,填写《查阅档案登记表》(见附录5),按规定提供档案材料。

2.查阅结束后,档案管理人员应及时将被查阅档案归库,并将查阅人所持有的介绍信、身份证复印件留存。

六、出具流动人员人事档案证明材料

(一)出具证明的适应范围

需要出具与本人档案记载相关或与管理人事档案相关证明材料的,由存档人员提出申请,经审核同意后出具。证明种类分为:档案托管证明(见附录6)、档案材料情况证明(见附录7)。

(二)办理证明的程序

1.存档人员向档案管理机构说明出具证明材料的事由(或对方索取证明的信函)、提供经办人或申请人有效身份证件。

2.根据档案实际记载出具证明。档案中无记载的,应补齐相关材料后出具。

3.确需复印档案材料的,应在复印件上注明用途及复印日期,并加盖公章。

七、流动人员人事档案管理服务信息化

一、应使用流动人员人事档案信息化管理软件,建立档案信息数据库,逐步实现档案保存数字化、管理信息化、服务网络化。

二、应根据档案内容,通过录入等方式对纸质档案进行数字化处理,并检查核对档案信息与档案内容是否一致。发现错误,及时修正。在档案材料收集归档、档案转递时,应及时更新数据库有关信息。

三、应采取切实有效的技术手段和安全措施,建立档案信息安全保障体系,确保档案信息的安全与保密。